memecahkan masalah komputer bisnis dengan Excel

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Dengan pesatnya kemajuan teknologi pada saat ini, menyebabkan kebutuhan manusia semakin bertambah. Dewasa ini terdapat keterkaitan antara kemajuan teknologi dengan bertambahnya kebutuhan manusia, yaitu kebutuhan manusia menjadi lebih mudah untuk dipenuhi. Jadi secara langsung maupun secara tidak langsung manfaat dari berkembangnya teknologi adalah membantu manusia dalam memenuhi kebutuhan hidupnya. Seperti program aplikasi

Microsoft Office, program ini sangat membantu mereka para pekerja kantoran, mahasiswa, pelajar, dan masih banyak lagi. Salah satu bagian dari Microsoft Office adalah Microsoft Office Excel atau disebut juga Lembar Sebar. Program aplikasi pengolah angka ini memudahkan kita untuk melakukan perhitungan serta mengolah data berupa angka yang ada dalam tabel. Dalam Microsot Office Excel banyak sekali fungsi-fungsi tertentu yang masing-masingnya memiliki kegunaan tersendiri.

B.     Perumusan Masalah

Dengan melihat latar belakang yang telah dikemukakan maka ada beberapa masalah yang akan penulis rumuskan dan akan dibahas dalam makalah ini.

1)      Apa itu Microsoft excel

2)      Apa saja fitur didalamnya

3)      Bagaimana cara mengoprasikan excel

4)      Contoh penerapan excel dalam bisnis

5)      Kelebihan dan kekurangan excel

C.     Tujuan

Penulisan makalah ini dilakukan untuk memenuhi tujuan-tujuan yang diharapkan dapat bermanfaat bagi kita semua dalam menambah ilmu pengetahuan dan wawasan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengenalan Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System.

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar,  penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak  ini  sangat membantu untuk  menyelesaikan permasalahan  administratif mulai  yang  paling  sederhana  sampai  yang  lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh  permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen  data dengan  menampilkan grafik data pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan..

B.     Menjalankan Microsoft Excel :

ada beberapa tahapan-tahapan yang harus ikuti sebagai berikut ini:

• Langkah pertama untuk membuka Ms. Excel ini adalah klik start terlebih dahulu lalu pilih opsi program.
• Cari Microsoft office
• Pilih Microsoft excel
• Tunggu sampai beberapa saat hingga terdapat tampilan kerja spreadsheet Microsoft Excel.
• Setelah terbuka, sebelum tutorial Microsoft Excel ini dibahas lebih lanjut maka perlu mengetahui semua lingkungan kerja yang terdapat pada aplikasi ini, seperti di bawah ini :

Tampilan awal Microsoft Excel

1. Judul window: biasanya terletak dibagian paling atas yang menampilkan sebuah tulisan berupa nama workbook dan Microsoft Excel.
2. Office button: berfungsi untuk menggantikan sebuah menu File yang terletak di bagian atas pojok kiri. Pada bagian ini terdapat perintah berupa Save, Print dan Open. Ada lagi perintah baru lainnya seperti Inspect Document dan Finish Publish.
3. Tab sistem menu: berupa menu system sebagai sarana komunikasi antara excel dan penggunanya.
4. Ribbon: berupa perintah submenu yang berasal dari tab sistem menu.
5. Penggulung sheet: berfungsi melihat worksheet yang tak terlihat pada bagian layar. Pada Excel sendiri terdapat 2 penggulung sheet, yaitu vertikal dan horizontal.
6. Baris Formula: baris formula atau formula bar menyediakan 3 menu informasi, seperti name box yang terletak pada bagian paling kiri berupa informasi mengenai nama dari range atau sel, tandan “=” bisa digunakan dalam memperbaiki rumus, informasi paling kanan berupa isi.
7. Judul kolom: berupa nama kolom.
8. Nomor baris: mulai dari angka 1 hingga 65536 baris.
9. Baris status: berupa informasi yang berkaitan dengan aktivitas yang berlangsung dari Ms. Excel atau status dari keyboard.
10. Tab sheet: Ms. Excel sendiri menyajikan 3 sheet. Sheet umumnya disebut sebagai worksheet, sementara workbook sendiri berupa kumpulan
11. Penunjuk Sel: berupa petunjuk aktivitas yang dilakukan Ms. Excel.

• Workbook sendiri terdiri dari cara membuat buku kerja, menyimpan buku kerja dan menutup buku kerja.
• Keluar dari lembar kerja Ms. Excel.

Excel terakhir adalah cara keluar dari lembar kerja Ms. Excel., disini bisa memakai Office Button lalu pilih ikon Close dengan menekan tanda silang di bagian atas layar kanan. Apabila workbook belum disimpan, maka bisa menyimpannya melalui Office Button dan klik save.

C.    Bekerja dengan Microsoft Excel

a)      Cara Menulis Rumus Excel

Sebelum mengenal rumus-rumus excel, hal pertama yang perlu ketahui adalah bagaimana menuliskan rumus excel yang benar. Setiap kali memaksukan rumus didalam excel harus memasukan tanda sama dengan (=) diawal rumus pada tempat rumus

Cara 1: Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan

   

Pada formula bar, ketikkan = 5000 + 3000, lalu tekan tombol enter.

Cara 2: Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel. Contoh Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan  Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter.

Cara 3: Menulis rumus dengan bantuan mouse. Contoh letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan, ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4 Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5, Tekan tombol enter

            Tidak hanya penjumlahan yang bisa dioperasikan dalam Excel, disini juga bisa menggunakan operator (rumus dasar) yang lain seperti

- (pengurangan)

* (perkalian)

/ (pembagian)

^ (perpangkatan)

% (persen)

b)     Fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel

Setelah mengenal Tipe Data Microsoft Excel, dan bisa memulai menggunakan aplikasi excel sekarang akan dibahas rumus excel yang sering digunakan dalam dunia kerja atau administrasi perkantoran.

1.      Fungsi Average

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;

=AVERAGE(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Misalnya untuk mengisi nilai rata-rata dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

2.      Fungsi Sum

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1, number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Misalnya untuk menjumlahkan range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =SUM(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

3.      Fungsi Max

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;

=MAX(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Misalnya untuk mencari nilai maksimal dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MAX(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

4.      Fungsi Min

Fungsi Min adalah kebalikan dari fungsi Max, jika fungsi Max untuk mencari nilai tertinggi atau maksimal maka Min adalah untuk mencari nilai terkecil atau minimum dari sekumpulan data numerik. Bentuk umum penulisannya adalah ;

=MIN(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Sebagai contoh untuk mencari nilai terendah dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MIN(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

5.      Fungsi Count

Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Bentuk umum penulisannya adalah ;

=COUNT(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dihitung jumlah datanya. Sebagai contoh untuk menghitung jmlah data dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =COUNT(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

6.      Fungsi Logika IF

Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut:

Lambang Fungsi

(=)       Sama dengan

(<)       Lebih kecil dari

(>)       Lebih besar dari

(<=)     Lebih kecil atau sama dengan

(>= )    Lebih besar atau sama dengan

(<>)     Tidak sama dengan

D.    Peranan Pengolahan Data dalam Dunia Usaha (Bisnis)

Pengolahan data ini menjadi sangat penting dalam bisnis, mengingat peran dan.kontribusinya dalam tiga aspek dari bisnis, yaitu:

•Pengambilan Keputusan

Dalam pengambilan keputusan, pengolahan data mampu memberikan pertimbangan yang logis berdasarkan fakta (data-data) yang ada.

•Perencanaan

Perencanaan merupakan dasar dari setiap keputusan dan tindakan yang dilakukan bagian operasional dalam suatu perusahaan. Berkenaan dengan rencana yang akan dibuat, perencana yang baik harus mampu memperhitungkan segala kemungkinan yang akan terjadi di masa yang akan datang. Untuk keperluan tersebut pengolahan data mempunyai peranan yang sangat besar. Telah banyak metode peramalan yang telah dikembangkan yang mampu menganalisis data masa lalu untuk memprediksi data yang akan datang sehingga perencanaan yang kita lakukan dapat lebih terarah dan berhasil guna.

•Peluang Bisnis

Perkembangan teknologi yang semakin canggih dewasa ini, mengakibatkan arus informasi semakin cepat dan tidak lagi mengenal batas teritorial sehingga ketergantungan waktu dan tempat dapat diperpendek. Perkembangan ini sangat menguntungkan terhadap ketersediaan informasi yang lebih akurat. Dengan pengolahan data ketersediaan data yang cepat dan akurat dapat dianalisis dan diterjemahkan ke dalam informasi yang lebih bermanfaat sehingga peluang bisnis yang ada dapat dengan cepat diketahui dan ditindak lanjuti

E.     Contoh penerapan Excel dalam bisnis:

Suatu perusahaan manufaktur memproduksi plastic-molded components yang digunakan untuk  keyboard komputer, mesin cuci, automobil, perangkat televisi, dll.Kemudian, dari hasil pengumpulan data, didapati terdapat 6.324 keyboard komputer (yang menggunakan plalstic-molded tersebut) dengan kerusakan-kerusakan (defects) sebagai berikut:

Tabel 1.1

defect	frequency
Blackspot	413
damage	1039
jetting	258
pin mark	834
scratches	442
short mold	275
silver streak	413
sink mark	371
spray mark	292
warpage	1987

Selanjutnya, data diatas diolah dengan menggunakan Excel sehingga menghasilkan Tabel

defect	frequency	percentage	cumulative pct
warpage	1987	31.41999	31.41999
damage	1039	16.42948	47.84946
pin mark	834	13.18786	61.03732
scratches	442	6.989247	68.02657
black spot	413	6.530677	74.55724
silver streak	413	6.530677	81.08792
sink mark	371	5.86654	86.95446
spray mark	292	4.617331	91.57179
short mold	275	4.348514	95.9203
jetting	258	4.079696	100

Dan setelah mendapatkan Tabel 1.2, dengan tetap menggunakan Excel, data tersebut diolah menjadi sebuah grafik, dalam hal ini menjadi diagram Pareto.

Dengan pengolahan data diatas, kemudian decision makers dapat menentukan dimana perusahaan akan berkonsentrasi pada jangka pendek perusahaan ini dalam perbaikan proses produksinya guna menghasilkan plastic-molded  yang lebih baik lagi. Berdasarkan diagram hasil pengolahan Excel, para pembuat keputusan akan dapat dengan  mudah menemukan dimana perusahaan terlebih dahulu berkonsentrasi dalam perbaikan proses produksi. Seperti yang dapat dilihat, kerusakan-kerusakan berupa warpage,damage, pinmark   menduduki tiga teratas berdasarkan frekuensi terjadinya kerusakan.

F.     Kelebihan Microsoft Excel ( 2007 )

Excel 2007 hadir dengan tambahan berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan versi sebelumnya. Beberapa kelebihan dapat dilihat dibawah ini:

1. Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom.  Serta baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.
2. Pada Excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 miliar.
3. Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 megabyte.
4. Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4.3 milyar, sebelumnya hanya 56.
5. Jumlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.
6. Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level, bandingan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.
7. Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas Filter bisa mencapai 10.000, sebelumnya hanya 1.000.
8. Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.
9. Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255 argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.
10. Maksimal jumlah item yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 Milyar, sebelumnya hanya 64.000.
11. Jumlah baris yang diperbolehkan di dalam sebuah PivotTable, saat ini mencapai 1 Juta baris lebih, sebelumnya hanya 64.000.
12. Jumlah field pada PivotTable dapat mencapai 16.000, sebelumnya 255.
13. Excel 2007 format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik lainnya.
14. Dengan memanfaatkan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa mengkontrol identitas responden untuk keperluan transfer informasi antar tabel, antar sheet atau antar file excel.
15. Dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri. Ini sangat berguna, kecuali kita jago membuat syntax dan saya yakin banyak orang yang tidak hobby main syntax.

G.    Kekurangan Microsoft Excel

Kelemahan tentu Ada dan ini menjadi perhatian extra untuk menjaga kualitas pengolahan data. Beberapa kelemahan Excel 2007 adalah:

1. Pivot tabel yang menyertakan banyak kolom pertanyaan menghasilkan tabel berupa crosstab atau nested atau tersarang, banyak orang belum mampu membuat tabel dalam 1 pivot yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau membuat 2 tabel pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya adalah kita harus memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika di samping atau dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.
2. Untuk tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses Workbook Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram komputer. Ini cukup memakan waktu pengolahan data. Tetapi kendala ini bisa dipecahkan dengan mematikan proses calculating otomatis menjadi Calculating Manual artinya calculating akan dilakukan setiap kita akan save file excel tersebut. Cara ini cukup efektif dilakukan dengan resiko jika file tertutup tidak sengaja atau komputer mati tiba-tiba kita bisa kehilangan data kita. Caranya klik tombol office > Excel Options > Formulas > Calculation Options, pilih Manual dan Recalculate Workbook before saving
3. Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS.Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif. Selain meng-calculation dengan menggunakan penggunaan Rumus dan Fungsi, Microsoft Excel 2007 juga dapat membuat data tabel yang bila di-print akan menghasilkan hasil yang sama seperti pada Microsoft Word 2007. Kita juga bisa membuat Header dan Footer pada lembaran kita, dan juga kita bisa membuat sebuah grafikdataotomatis.

B.     Saran

Makalah Microsoft Excel dan bisnis ini masih jauh dari kesempurnaan. Karena itu ,saya menerima kritikan, masukan, dan saran seputar materi yang disajikan dalam makalah ini. saya harap, segala saran dan masukan akan menjadi pengayaan untuk membuat makalah selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

·         http://martogifrans.blogspot.com/2013/01/makalah-msexcel-sebagai-pengolah-angka.html

·         http://yhandu.blogspot.com/2012/10/makalah-ms-excel.html

·         http://tugaskkpihajisanjaya.blogspot.com/2013/03/makalah-microsoft-excel-ms-excel.html

·         http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office

·         http://mekalfinblog.blogspot.com/2012/07/fungsi-dan-manfaat-microsoft-excel.html

·         Statistics for Managers Using Microsoft® Excel, 5th

·         Ed, Levine, Stephan,Krehbiel, Berenson. Pearson Prentice Hall, 2008.http://id.wikipedia.org/www.kompas.comhttp://www.tricom.co.id/

·         Andi, Madcoms Kupas Tuntas Microsof Excel 2013, CV ANDI OFFSET Yogyakarta

·         http://belajarexcelmudah.blogspot.co.id/2014/08/rumus-microsoft-excel-lengkap-dengan-contoh.html

dapatkan file

file power point

untuk contoh dari logika (file excel)